Minimumloon en inhoudingen op salaris, wat werkgevers moeten weten

Sinds 1 januari 2024 geldt in Nederland één wettelijk minimumuurloon voor werknemers van 21 jaar en ouder, waardoor het minimumloon niet langer wordt vastgesteld per maand, week of vier weken. Dat betekent dat werkgevers altijd moeten controleren of het uurloon van een werknemer minimaal gelijk is aan het wettelijk minimumuurloon, ongeacht of het salaris per uur, per maand of per vier weken is afgesproken.

Voor werkgevers en salarisadministrateurs is het daarom belangrijk om te controleren of het berekende uurloon daadwerkelijk aan deze wettelijke verplichting voldoet. Dit speelt niet alleen bij het basissalaris, maar ook bij inhoudingen op het loon, vergoedingen en het uitruilen van arbeidsvoorwaarden.

Wettelijk minimumuurloon en salarissen per maand

Veel werknemers ontvangen een salaris dat is afgesproken per maand of per vier weken. Ook in die situatie moet worden gecontroleerd of het loon per gewerkt uur minimaal gelijk is aan het wettelijk minimumuurloon. Daarvoor wordt het loon omgerekend naar een uurloon. Dit gebeurt op basis van:

1. het aantal contracturen per week
2. het aantal uren in de betreffende loonperiode
3. de manier waarop het salaris over de periode wordt verdeeld.

Omdat maanden een verschillend aantal werkdagen en kalenderdagen hebben, kan het berekende uurloon per periode licht verschillen. In sommige salarisadministraties wordt het jaar verdeeld over het aantal werkbare dagen of uren in een jaar. Hierdoor kan het berekende uurloon per maand iets verschillen. Voor organisaties is het daarom belangrijk om te controleren of het omgerekende uurloon in elke periode nog voldoet aan het wettelijk minimumuurloon.

Wat telt mee voor het wettelijk minimumuurloon?

Bij de beoordeling of een werknemer minimaal het wettelijk minimumuurloon ontvangt, wordt gekeken naar het loon dat wordt betaald voor de gewerkte uren. Niet alle vergoedingen tellen mee voor deze berekening. Zo worden bepaalde vergoedingen meestal niet meegenomen, zoals:

• onkostenvergoedingen
• overwerkvergoedingen
• bepaalde toeslagen
• vergoedingen met een duidelijk zakelijk karakter.

Deze vergoedingen worden gezien als compensatie voor gemaakte kosten of extra werkzaamheden en niet als onderdeel van het reguliere loon. Werkgevers moeten er daarom voor zorgen dat het basisloon van de werknemer voldoende hoog is om aan het wettelijk minimumuurloon te voldoen, los van deze vergoedingen.

Waar het in de praktijk vaak misgaat

Voor salarisadministrateurs ligt de uitdaging vaak niet in de regels zelf, maar in de praktische toepassing. In de praktijk ontstaan afwijkingen bijvoorbeeld wanneer:

• een vast maandloon wordt gebruikt zonder periodiek te controleren of het uurloon nog boven het wettelijk minimumuurloon ligt
• inhoudingen op het loon plaatsvinden terwijl het loon al dicht bij het wettelijk minimumuurloon ligt
• arbeidsvoorwaarden worden aangepast zonder dat de gevolgen voor het uurloon worden beoordeeld
• het aantal contracturen of werkuren niet correct in de administratie is vastgelegd.

Omdat het minimumloon nu per uur wordt beoordeeld, kunnen deze factoren direct invloed hebben op de vraag of het loon nog voldoet aan de wettelijke norm. Een goede controle binnen de salarisadministratie helpt om deze risico’s tijdig te signaleren.

Inhoudingen op het salaris

In sommige situaties mogen werkgevers bedragen inhouden op het salaris van een werknemer, bijvoorbeeld voor:

• kosten voor huisvesting
• premies voor een zorgverzekering
• een voorschot op het salaris
• terugbetaling van een lening of voorschot.

Belangrijk is dat deze inhoudingen er niet toe mogen leiden dat het loon onder het wettelijk minimumuurloon komt. Wanneer dit wel gebeurt, kan sprake zijn van een overtreding van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag.

Daarnaast gelden in sommige gevallen aanvullende regels voor inhoudingen, bijvoorbeeld bij huisvesting van arbeidsmigranten. Werkgevers moeten daarom zorgvuldig beoordelen of inhoudingen toegestaan zijn en correct worden toegepast.

Minimumloon en cafetariaregelingen

Binnen organisaties worden soms cafetariaregelingen of andere uitruilregelingen toegepast. Hierbij kan een werknemer een deel van het brutoloon ruilen voor een andere arbeidsvoorwaarde, zoals:

• extra verlof
• een fietsregeling
• een bijdrage voor opleiding
• een mobiliteitsregeling.

Hoewel dergelijke regelingen voordelen kunnen bieden voor zowel werkgever als werknemer, moet altijd worden gecontroleerd of het salaris na de uitruil nog boven het wettelijk minimumuurloon blijft.

Wanneer het brutoloon door een uitruil onder het wettelijk minimumuurloon komt, is de regeling in strijd met de wet en moet deze worden aangepast.

Controle binnen de salarisadministratie

Voor werkgevers en salarisadministrateurs is het verstandig om regelmatig te controleren of het berekende uurloon voldoet aan de regels van de Wet minimumloon. Dit is met name belangrijk wanneer er sprake is van:

• inhoudingen op het salaris
• variabele beloningen
• parttime dienstverbanden
• cafetariaregelingen of andere uitruilregelingen.

Door periodiek te controleren of het uurloon boven het wettelijk minimumuurloon blijft, kunnen werkgevers risico’s en mogelijke sancties voorkomen.