Wat valt onder het loonbegrip voor loonheffingen?

Wat valt onder loon?

Onder loon vallen alle voordelen die een werknemer ontvangt vanwege het dienstverband. Dat kunnen zowel geldelijke betalingen zijn als voordelen in natura, voorbeelden van loon zijn onder andere:

1. het reguliere salaris
2. bonussen en provisies
3. vakantiegeld
4. vergoedingen
5. verstrekkingen in natura

Ook bepaalde voorzieningen of voordelen kunnen als loon worden gezien. Denk bijvoorbeeld aan:

• het privégebruik van een bedrijfsauto
• huisvesting die door de werkgever wordt aangeboden
• cadeaus of andere verstrekkingen

Omdat het loonbegrip zo breed is, moet bij veel vergoedingen en verstrekkingen worden beoordeeld hoe deze fiscaal moeten worden behandeld.

Fiscale behandeling van vergoedingen en verstrekkingen

Wanneer een werknemer een vergoeding of verstrekking ontvangt, moet worden vastgesteld hoe deze fiscaal wordt behandeld. In de praktijk zijn er drie mogelijkheden.

1. Gerichte vrijstellingen

Sommige vergoedingen kunnen onbelast worden vergoed doordat ze onder een gerichte vrijstelling vallen binnen de werkkostenregeling (WKR), voorbeelden hiervan zijn:

• zakelijke reiskosten
• opleidingskosten
• kosten voor cursussen of studie
• kosten voor tijdelijk verblijf bij dienstreizen

Wanneer aan de voorwaarden wordt voldaan, zijn deze vergoedingen volledig vrijgesteld van loonheffingen.

2. Vrije ruimte van de werkkostenregeling

Vergoedingen of verstrekkingen die niet onder een gerichte vrijstelling vallen, kunnen mogelijk worden ondergebracht in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Binnen deze vrije ruimte kunnen werkgevers bepaalde vergoedingen onbelast verstrekken. Wanneer de vrije ruimte wordt overschreden, betaalt de werkgever een eindheffing. Voorbeelden van vergoedingen die vaak in de vrije ruimte worden ondergebracht zijn:

• kerstpakketten
• personeelsfeesten
• cadeaubonnen
• kleine attenties

3. Belast loon

Wanneer een vergoeding of verstrekking niet onder een gerichte vrijstelling valt en ook niet wordt aangewezen in de vrije ruimte, wordt deze beschouwd als belast loon. Dit betekent dat over de waarde van deze vergoeding loonheffingen moeten worden betaald. Deze kosten komen in principe voor rekening van de werknemer, tenzij de werkgever kiest voor een eindheffing.

Waarom het loonbegrip belangrijk is voor werkgevers

Een juiste beoordeling van het loonbegrip is belangrijk voor een correcte salarisadministratie. Wanneer een vergoeding of verstrekking onjuist wordt verwerkt, kan dit leiden tot:

• naheffingen van loonheffingen
• correcties bij een controle van de Belastingdienst
• administratieve lasten achteraf

Daarom is het belangrijk dat werkgevers vooraf beoordelen hoe vergoedingen en verstrekkingen fiscaal moeten worden verwerkt.

Samenwerking tussen HR en salarisadministratie

In de praktijk ontstaan fouten vaak wanneer arbeidsvoorwaarden worden aangepast zonder dat de fiscale gevolgen worden bekeken, bijvoorbeeld wanneer nieuwe vergoedingen worden ingevoerd, mobiliteitsregelingen worden aangepast of wanneer werknemers extra voorzieningen krijgen.

Een goede afstemming tussen HR, salarisadministratie en eventueel een fiscalist helpt om te voorkomen dat vergoedingen onbedoeld als belast loon worden aangemerkt. Door vooraf te beoordelen hoe een vergoeding fiscaal moet worden verwerkt, kunnen werkgevers risico’s en correcties achteraf voorkomen.